INTRODUCTION
Depuis le plein essor des outils de dématérialisation, les logiciels de comptabilité ont débuté leur mutation. La dématérialisation des factures fait partie des fonctionnalités des logiciels de comptabilité en revanche le traitement assisté de la dématérialisation des notes de frais est une fonctionnalité récente.
A ce jour il n’existe pas de norme régissant le format d’une facture, les tentatives d’EDI souvent trop complexes, mise en œuvre coûteuse, refonte d’une organisation, ces technologies logicielles sont souvent réservées aux grands groupes.
Quant à la note de frais, le frein principal de la note de frais est lié au format des facturettes. Les normes sont inexistantes, dans bien des cas il s’agit d’un document manuscrit. L’intégration au sein des logiciels de comptabilité est complexe et nécessite des ressources dédiées.
Comment utiliser un logiciel d'analyse de facture et ses dérivé
Premiere solution:
Grâce au logiciel ONexpense de dématérialisation des notes de frais l’intégration au sein des logiciels de comptabilité est simplifiée.
Logiciel integré permettant de sauvegarder ses factures internes tout en utilisant un archivage certifié.
Ci-dessous un exemple concrêt d'une solution déjà mise en oeuvre.
II- QUI SONT NOS CLIENTS
Notre périmètre d’action est universel, il s’agit de toute personne itinérante qui doit se faire rembourser ses notes de frais, de déplacement, ses notes de frais de représentations, ses notes de frais de fonctionnement.
Simplifiez le travail administratif, grâce à ONexpense et son logiciel de dématérialisation des notes de frais , le logiciel de comptabilité est plus performant.
Commercial VRP, en permanence sur la route, ses frais sont nombreux, les sommes engagées sont importantes, les techniciens sur site sont sollicités en permanence pour intervenir dans toutes les conditions. A cela s’ajoute des frais non prévus, des durées d’interventions plus longues, tous ces imprévus impliquent un remboursement anticipé des frais. Le logiciel de comptabilité devient une application critique, car elle doit assurer le remboursement des notes de frais le plus rapidement possible grâce à ONexpense et son logiciel de dématérialisation des notes de frais .
Une invitation avec des clients importants, la note est salée, pour le business on se doit d’accueillir ses clients dans de bonne conditions, leur donner une bonne image de la société et de soit même.
En revanche le remboursement doit être rapide. A ce titre, les outils ONexpense sont adaptés aux principaux logiciels de comptabilité, innovation et technologie seront des atouts gagnants pour les futures entreprises qui sauront comment intégrer de nouvelles fonctions aux logiciels de comptabilité.
IV- LA MISE EN ŒUVRE
La solution choisie par ONexpense est le CLOUD AZURE. Le CLOUD est parfois difficile à cerner, en revanche les avantages sont nombreux.
Plus sécurisé, plus de disponibilité pour les logiciels de comptabilité. La note de frais est traitée dans un environnement CLOUD AZURE.
Une période de l’année particulièrement chargée, le CLOUD est présent pour répondre à ce genre de sollicitation. Les logiciels de comptabilité avec l’extension de dématérialisation des notes de frais pourront bénéficier de la montée en puissance automatique des serveurs afin de compenser cette demande de travail supplémentaire.
Les mises à jour interminables, les risques de panne, ce temps est révolu. Les serveurs sont en permanence à jour, les applications telles que les logiciels de comptabilité bénéficient aussi de ces fonctions. L’organisation des serveurs est conçue de telle manière que les applications doivent être validées sur un environnement dit de « STAGING » avant de passer sur les serveurs de production.
On comprend immédiatement les économies réalisées avec cette architecture, un coût fixe, l’absence de mise à jour, pas d’achat de nouveaux serveurs pour pallier aux manques de ressources de votre logiciel de comptabilité.
Votre DSI sera focalisé sur les applications métiers qui seront sources de revenus, les prochaines évolutions seront simples et efficaces. Les évolutions des logiciels de comptabilité seront plus simples à anticiper.
Des besoins d’export à l’international. Vos nouveaux collaborateurs utiliseront un logiciel de comptabilité avec une extension ONexpense dématérialisation des notes de frais . Avec ONexpense, le logiciel a été conçu pour tous les pays, une base de connaissances permet de reconnaitre le profil de la note de frais, il s’adapte en fonction des taxes locales.
Un besoin de multilingue pour vos filiales, toutes nos interfaces sont adaptables pour toutes les langues européennes, des extensions seront disponibles pour les autres alphabets.
VI – LE RÉSULTAT
Avec ONexpense une solution simple pour les comptables des entreprises et aussi pour les indépendants, simple et efficace notre solution de gestion de dématérialisation des notes de frais adaptée aux logiciels de comptabilité saura donner toute satisfaction.